7 tips voor een succesvol webinar of digitaal event

29 juli 2020 | leestijd: 5 minuten

Events worden niet voor niets al jaren ingezet door Marketeers om leads te genereren: een event is de perfecte gelegenheid om de interactie aan te gaan met je doelgroep. Nu fysieke bijeenkomsten nog beperkt blijven tot kleinschaligere 1,5 meter events, zetten veel organisaties vaker in op digitale events. Denk aan webinars en digitale rondetafelsessies. Maar waar moet je allemaal rekening mee houden? We geven je graag 7 tips voor het organiseren van een succesvol webinar of digitaal event.

Voordelen van een eigen event

Je bent zelf in de lead

Neem je deel aan een beurs of congres van een derde, dan is vooral de organisator in de lead en niet jij. Een groot voordeel van een eigen event is dat je zelf de regie hebt over de invulling en het publiek van het event. Jij bent de organisator en de host van jouw webinar of digitaal event. Alle ogen zijn dus op jou gericht. Hierdoor kun je jezelf of jouw organisatie laten zien als partij met kennis van zaken.

Wil je liever niet direct in de spotlight staan dan kun je ook kiezen voor de onafhankelijkere setting van een Digital Round Table kennissessie. Hierbij zitten 8-10 professionals uit een voor jouw belangrijke branche of bepaald vakgebied aan tafel. Het doel is onderling kennis uitwisselen en sparren over een vooraf bepaald thema of vraagstuk. Jij bent hierbij aanwezig als kennispartner. Na de Round Table volgen op dezelfde dag nog 1-op-1 afspraken met de deelnemers.

Wat je ook kiest, na het event zijn de deelnemers in ieder geval geen onbekenden meer of koude contacten. Als het goed is zijn ze flink opgewarmd en staan ze open voor verder contact.

Geen reistijd

Een bijkomend voordeel van een digitaal event is dat de deelnemers er niet voor hoeven te reizen. Dat scheelt tijd in de toch al drukke agenda’s. Hierdoor is je doelgroep eerder geneigd om deel te nemen.

Onze tips voor een succesvol webinar of digitaal event

1.    Doelstellingen

Denk goed na over de doelstellingen. Wat wil je bereiken met je event? Is een event überhaupt wel de beste manier om deze doelstelling te bereiken? Bepaal wat er voor, tijdens en na het event moet gebeuren om je doelstellingen daadwerkelijk te realiseren. En spreek ook goed af wie wat doet.

2.    Doelgroep

Bepaal je doelgroep. Wie wil je graag aan tafel krijgen? Beperk je verlanglijstje niet alleen tot bestaande contacten en prospects, maar kijk vooral verder. Beperk je wel tot een doelgroep die past. Stel dat het lukt om C-level managers of eindbeslissers aan de digitale tafel te krijgen, dan heeft dit alleen zin als het lukt om na afloop het contact te onderhouden én warm te houden. Er moet dan wel een match zijn tussen de doelgroep en het niveau van je interne sales organisatie.

3.    Onderwerp

Bedenk een interessant, relevant onderwerp of thema voor je webinar of digitaal event. Wat is het homogene probleem binnen de gekozen doelgroep? Waar wil je doelgroep z’n kostbare tijd aan besteden? Stel je doelgroep centraal en niet jouw kennis, dienst of product.

Geen nood als je zelf de sessie niet kunt volpraten hierover. Bij een Digital Round Table kennissessie zijn vooral de deelnemers aan het woord. En bij een eigen digitaal event of webinar kun je meerdere collega’s aan het woord laten. Of een klant met voldoende expertise. Is budget geen issue? Dan kun je natuurlijk ook een spreker inhuren. Zorg wel altijd dat het niveau van de spreker(s) aansluit bij de belevingswereld en het niveau van je doelgroep.

Houd er rekening mee dat je bij een webinar maar beperkt de tijd hebt om het onderwerp te behandelen. Maak je webinar niet te lang, want dan verlies je de aandacht en haken je deelnemers af. Gemiddeld duurt de plenaire sessie 45 minuten, gevolgd door 15 minuten ruimte voor het stellen van vragen.

De spanningsboog is langer bij Digital Round Table kennissessies omdat de deelnemers dan zelf actief participeren. Zo’n sessie kan daarom prima 1,5 uur duren.

4.    Uitnodigen

Begin tijdig met uitnodigen. Deelnemers werven voor een event lijkt eenvoudig. Is het niet. Een online wervingscampagne of ‘een rondje bellen/mailen’ door Sales/Accountmanagement is geen garantie voor voldoende deelnemers.

In onze dagelijkse praktijk krijgen we vaak last-minute telefoontjes van bedrijven die hun event niet gevuld krijgen. Ook van gerenommeerde bedrijven. Maak hier dus voldoende resources voor vrij of besteed het uit.

5.    Voorbereiden

Bereid de sessie goed voor. Gaan jij of collega’s zelf spreken tijdens het webinar, oefen dan vooraf een aantal keer met elkaar. Wat ga je precies zeggen en hoe? Wie zegt wat? Wie behandelt de vragen die via de chat binnenkomen en op welk moment? Hoe speel je deze door naar de spreker? Hoe schakel je het beeld over van de presentator naar de presentatie? Etcetera. Oefen daarmee, want haperende techniek komt natuurlijk niet professioneel over.

Voor een Digital Round Table kun je qua techniek prima uit de voeten met bijvoorbeeld MS Teams of Zoom. Voor een webinar kies je liever voor webinar software zoals Webinargeek of GoToWebinar, vanwege de functionaliteiten. Denk aan de bekende polls, maar ook aan break-out sessies waarbij je de deelnemers in deelgroepen tijdelijk samen in virtuele ruimtes plaatst.

6.    Regisseren

Laat tijdens de sessie zelf niets aan het toeval over. Houd daar waar nodig de regie om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen:

  • Start met de uitleg van de do’s & don’ts van de sessie. Denk aan camera aan of uit, iedereen die niet spreekt op mute zetten en uitleg van de chatbox om vragen te stellen.
  • Start met een sterke opening of kick-off, zodat de energie er meteen goed in zit.
  • Zorg voor een goede interactie, betrek de deelnemers erbij zodat de aandacht niet verslapt. Bij een webinar kun je dit doen door vragen te stellen, bijvoorbeeld middels een poll. Of door je publiek de antwoorden via de chat te laten doorgeven. Deze kun je vervolgens weer plenair voorlezen of bespreken. Bij een Digital Round Table is de rol van de moderator hierin essentieel.
  • Stel gerichte vragen, verleid mensen om te spreken of te delen via de chat.
  • Gebruik je een presentatie, zorg dan voor doorloopsnelheid. Anders staren de deelnemers minutenlang naar dezelfde slide.
  • Hanteer een strakke planning, zodat alle beloofde topics daadwerkelijk de revue kunnen passeren.
  • Maak een opname van het event. In geval van een webinar hebben dan zowel de deelnemers als de mensen die het hebben gemist de mogelijkheid om het terug te kijken. In geval van een Digital Round Table is een opname erg handig voor eventuele verslaglegging van de sessie. Met een verslag in handen heb je na afloop al twee concrete contactmomenten in handen: namelijk het versturen van het verslag en vervolgens het nabellen om te vragen wat de deelnemers van het verslag vonden.

7.    Opvolgen

Ook bij een eigen event is opvolging belangrijk. Zorg dat je 1-op-1 verder kunt praten met de deelnemers. Of in ieder geval toestemming hebt om met hen in contact te blijven. Smeed het ijzer als het heet is. Het contact is nu warm; dit is de ultieme mogelijkheid om verder met je targetlist in gesprek te komen.

Tip: laat iemand aantekeningen maken tijdens de sessie, die je later kunt gebruiken. Wat voor vragen leven er bij de groep of bij individuele deelnemers?

Hulp nodig?

Een digitaal event organiseren vergt al met al dus best veel tijd. Maar met deze tips ben jij in ieder geval goed voorbereid. Heb je geen resources om zelf iets te organiseren? Wij zetten graag een Digital Round Table voor je op, waarbij jij aan tafel komt met jouw doelgroep.


Interesse in de organisatie van een (Digital) Round Table of ondersteuning nodig bij je eventopvolging?
We helpen je graag. Lees meer over onze Round Tables, download onze factsheet ‘Congresopvolging’, mail ons via commercieel@heliview.nl of bel 076 – 800 6000. Heb je liever dat wij contact met jou opnemen? Laat dan een bel-mij-terug verzoek achter.