Van eventdeelname naar optimale ROI

21 november 2019 | leestijd: 3 minuten

Events spelen een belangrijke rol in de B2B marketingmix. Zo zet ruim 80% van de ICT-Marketeers events in voor leadgeneratie. Tijdens een beurs, congres of event zorg je uiteraard voor een aantrekkelijke stand waar bezoekers op een onderscheidende manier kennismaken met je organisatie en producten/diensten. Maar zorg je ook dat jouw eventdeelname optimaal benut wordt? Dat je de maximale ROI uit je deelname haalt?

ROI uit je eventdeelname

Denk vooraf niet alleen na over je presence tijdens het event, maar ook over de fases daarvoor en daarna. Zorg voor een optimale voorbereiding, aanwezigheid en nazorg. Zo haal je meer ROI uit je eventdeelname!

1.    Optimale voorbereiding

Denk na over onder andere:

  • Doelstelling: wat wil je bereiken met je deelname aan het event? Is eventdeelname überhaupt wel de beste manier om deze doelstelling te bereiken? Schroom niet om een ambitieuzere doelstelling neer te zetten dan je gewend bent. Je hebt tenslotte nu nog de tijd om extra voorbereidingen te treffen waardoor je ook daadwerkelijk een hoger resultaat mag verwachten. Bepaal wat er op het event moet gebeuren om je ambitieuze doelstelling daadwerkelijk te realiseren.
  • Doelgroep: loopt jouw doelgroep op het event rond? Welke prospects kun je uitnodigen?
  • Rolverdeling en planning: welke afdelingen moeten betrokken worden voor, tijdens én na het event? Plan de voorbereidende acties in, maak mensen verantwoordelijk en definieer deadlines. Zorg dat iedereen z’n deadlines haalt en spring bij waar nodig.
  • KPI’s: wanneer is je eventdeelname een succes? Hoeveel mailadressen, contacten, afspraken, leads, bijdrage aan pijplijn etc. wil je genereren?
  • Locatie van je stand: vraag een plattegrond op en kies een strategische ligging. Kijk goed waar veel mensen zullen komen. Waar bevinden zich de in-/uitgang, hoofdpaden, toiletten, zalen voor lezingen, het terras, de catering of koffiebar?

2.    Optimale aanwezigheid

  • Dat een onderscheidende stand met stopping-power belangrijk is spreekt voor zich. Standbouw en activatie zijn beiden een vak apart en laten we hier buiten beschouwing.
  • Zorg voor de juiste standbemanning. Niet iedereen vindt het even gemakkelijk om bezoekers actief aan te spreken. Maar het leggen van contacten is wel van groot belang voor de ROI van je deelname. Neem alleen je echte salestijgers mee.
  • Bezoekers vinden het op hun beurt niet altijd makkelijk om een stand te benaderen. Beperk je daarom niet tot je stand, maar spreek ook mensen aan in de gangpaden rondom je stand.
  • Brief je standbemanning goed op de KPI’s. Wil je bijvoorbeeld vooral opt-ins verzamelen voor je nieuwsbrief, dan moeten ze een ander gesprek voeren dan wanneer je afspraken wil hebben voor het geven van een demo.
  • Bedenk 5 openingszinnen om iemand te kunt aanspreken. Dat maakt de drempel 100% lager om een eerste contact te initiëren. Organiseer vooraf eventueel een training om de opening en pitch te oefenen.

3.    Optimale nazorg

Volg het event altijd op! Deelnemen aan een event en vervolgens overgaan tot de orde van de dag is zonde van je investering.

  • Zorg dat je vooraf afspraken hebt gemaakt over de opvolging. Waarmee ga je opvolgen? Met welke boodschap en met welk materiaal? Wie gaat opvolgen? Gaat Marketing dit doen? Sales? Een externe partij? Welke keus je ook maakt, reserveer vooraf voldoende tijd en eventueel budget.
  • Laat geen kansen liggen en beperk de opvolging niet tot de contacten die zijn gesproken op het event. Het mooiste is als je van de eventorganisatie een lijst ontvangt met deelnemers die akkoord zijn met contact vanuit de standhouders/sponsoren. Volg deze dan ook allemaal op.
  • Houd er rekening mee dat serieuze opvolging tijd kost. Onze ervaring is dat je gemiddeld 2 contacten per uur kunt afronden. Een opvolglijst met 50 contacten kost je al snel 25 (bel)uren en zo’n 150-200 belpogingen. Niet iedereen is namelijk direct bereikbaar of beschikbaar voor een gesprek.
  • Iedereen is net 1 of meerdere dagen naar het event geweest, dus het opvolgen komt bovenop het werk dat is blijven liggen. Blok dus echt vooraf de agenda’s voor de opvolging en maak heldere afspraken. Bijvoorbeeld dat alles binnen een week opgevolgd moet zijn. Stel eventueel een algemene e-mail op die de standbemanning de dag na het event uit eigen naam kan versturen, als voorloper van de daadwerkelijke opvolging.
  • Toch onvoldoende tijd? Besteed je opvolging uit. Als jij de prospect niet opvolgt doet je concurrent het wel. Er stonden immers meer aanbieders op het event!
  • Maak het meetbaar. Geef een event bijvoorbeeld een campagnecode zodat je leads kunt volgen in de funnel én toe kunt schrijven aan het event.
  • Evalueer en leer. Wat vonden bezoekers van de stand, hoe presenteerden concurrenten zich, werkte de propositie/openingszin/activatie etc.? Zijn de KPI’s voldoende gehaald?

Eventdeelname kan een effectieve manier zijn om new business te genereren. Maar het is niet iets wat je zomaar even tussendoor doet. Wil je het maximale eruit halen, dan heb je tijd, geld en commitment van álle betrokkenen nodig. Voor, tijdens en na het event.

 

Hulp nodig bij je eventopvolging?
We helpen je graag. Download onze factsheet ‘Congresopvolging’, mail ons via commercieel@heliview.nl of bel 076 – 800 6000. Heb je liever dat wij contact met jou opnemen? Laat dan een bel-mij-terug verzoek achter.